Die Eisenhower-Matrix hilft dir, fokussiert an Dingen/Themen zu arbeiten, die dir wirklich wichtig sind.
Wie oft sitzen uns Aufgaben im Nacken und wir kommen durch Ablenkungen zu nichts. Das Eisenhower-Prinzip hilft dir, Prioritäten richtig zu setzen.
Benannt ist diese Methode nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Um seine Ziele zu erreichen, erfand der Präsident die Methode, mit der er seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit organisierte. Man sagt ihm nach, er hätte dieses Verfahren auch seinen Mitarbeitern beigebracht. Diese Methode gehört zu den beliebtesten und bekanntesten Methoden des Zeitmanagements, da sie einfach umsetzbar ist und dir einen hervorragenden Überblick über deine "To-dos" bietet.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine ganz einfache und gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Du ordnest deine Aufgaben in der sogenannten Eisenhower-Matrix jeweils einem von vier Quadranten zu. Dabei erfolgt die Einteilung anhand von zwei Parametern:
Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie deiner Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die dich keinem deiner Ziele näher bringt, gilt als unwichtig.
Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Ist es egal, wann du die Aufgabe erledigst, ist die Aufgabe nicht dringlich.
Wie ordnet man die Aufgaben den Quadranten richtig zu?
A-Aufgaben sind dringende und wichtige Aufgaben
A-Aufgaben haben eine Deadline und damit höchste Priorität, da diese Aufgaben für das Erreichen unserer Ziele verantwortlich sind.
Hier können folgende Fragestellungen bei der Einordnung helfen:
Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige? (Dringlichkeit)
Kann die Aufgabe auch von jemand anderem übernommen werden? (Wichtigkeit)
A-Aufgaben sind übrigens gut für den Morgen geeignet, da wir morgens konzentrierter arbeiten können.
B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend
B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für die Umsetzung unserer Ziele wichtig sind, aber nicht von heute auf morgen erledigt werden müssen. Strategische Arbeiten, planen, vorbeugen.
C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig
Hier ist Delegieren der Weg, denn in diesen Quadranten gehören Routineaufgaben, die sich auch delegieren lassen (z. B. einkaufen).
D-Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind
Diese Aufgaben, können in den Papierkorb.
Stellst du dir die Frage:
"Was würde passieren, wenn du das geforderte nicht tust?" und deine Antwort ist "nichts", dann kann sie getrost in den Papierkorb (z. B. Fernsehen, uninteressante Einladungen, etc.).
Das Prinzip in der Praxis
Dauerhaft im Einsatz entfaltet diese Technik ihre größte Wirkung. Dabei ist wichtig, jede neue Aufgabe sofort einem der Quadranten zuzuordnen. Möglicherweise verschieben sich dadurch auch andere Zuordnungen.
Es gibt die verschiedensten Möglichkeiten die Aufgaben entsprechend festzuhalten. Einige kennzeichnen ihre Aufgaben mit entsprechenden Buchstaben (A-D), andere sortieren ihre Aufgaben auf dem Schreibtisch in entsprechende A-D Stapel, wieder andere arbeiten mit großen Plakaten. Mir persönlich hilft es, meine To-dos zu sehen, daher habe ich die Matrix mit den vier Quadranten als "Gerüst" am Flipchart hängen. Jede Aufgabe, die ansteht, oder dazukommt notiere ich auf ein Post-it und platziere sie entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit darauf. Gleichzeitig genieße ich es sehr, wenn ich Post-its aus dem A-Quadranten als erledigt "entsorgen" kann.
Darüber hinaus gibt es auch die verschiedensten Apps, die helfen die Eisenhower-Matrix in den Alltag zu integrieren, wie z. B. "Focus Matrix-Task Manager" (iOS, kostenfrei), oder "Eisenhower Notes" (Android, kostenfrei).
Nachdem du deine Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix priorisiert hast, kann dir die Pomodoro-Technik dabei helfen, effizient daran zu arbeiten:
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Sei mutig und gehe mit klarem Blick für deine Ziele, deinen Weg!
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