To-Do-Listen können den Tag hervorragend strukturieren, einen wunderbaren Überblick verschaffen, Sicherheit und Orientierung geben. Möglicherweise kennst du daneben auch Momente, in denen du beim Anblick deiner To-Do-Liste bereits Schnappatmung bekommst und dich nur noch in Luft auflösen willst, weil diese Liste einer unendlich langen Schriftrolle gleicht. Eine solche „To-Do-Schriftrolle“ ist alles andere als „leichtes Gepäck“, sondern einfach enorm unhandlich und hat ordentlich Gewicht.
Doch was tun?! Neben der Option, zu verzweifeln gibt es noch Alternativen. Einen sinnvollen Tagesplan zu erstellen, was bedeutet, die für den entsprechenden Tag ausgewählten Aufgaben anzugehen und am besten auch gleich abzuschließen. Sicherlich ist ein Tagesplan immer abhängig von der beruflichen Situation und Zeit und Aufwand lassen sich nicht immer exakt abschätzen, was die Planung erschwert. Doch ein paar Fragen können helfen aus einer unübersichtlichen „To-Do-Schriftrolle“ einen sinnvollen Tagesplan zu machen:
Welche Aufgaben dulden keinen Aufschub bis morgen, oder sind in Kürze fällig?
Welche Aufgaben gibt es, die ich als Blöcke zusammenfassen kann, da es sich um gleichartige Tätigkeiten (z. B. Telefonate) handelt?
Welche Aufgaben fordern meine volle Konzentration und sollte ich daher eher in die Phase meines Leistungshochs legen?
Bei welchen Aufgaben ist es gut, möglichst ungestört zu arbeiten?
Habe ich ausreichend Reserven für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen berücksichtigt?
Diese Fragen helfen dir aus deiner „To-Do-Schriftrolle“, deine Prioritäten nach Dringlichkeit zu sortieren und eine sinnvolle Tagesplanung herauszufiltern. Auch wenn die Aufgaben so nicht weniger werden, so kann die Übersichtlichkeit helfen, wieder fokussiert zu arbeiten.
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